הרבה משרדים וחברות מתחבטים בשאלה:
יש לי מרכזיה מסורתית, האם כדאי לי לעבור למרכזית Voice over Internet Protocol) VoIP)?
נתחיל בהבנת המושגים "מרכזיה מסורתית" ומרכזית VoIP.
המרכזיה המסורתית ,ידועה גם כמרכזית TDM, היא קופסא שבתוכה יש כרטיסים ייעודיים למטרה מסוימת. כרטיס שלוחות עם מספר שלוחות קבוע מראש, כרטיס לקווים חיצוניים עם מספר קווים קבוע מראש, כרטיס לנתב שיחות ועוד.
התכונות של המרכזיה המסורתית כוללות:
- נתב שיחות
- מספר מוגדר של שלוחות פנימיות וקווים חיצוניים
- תא קולי
- הצגת שיחה מזוהה
- מוזיקת המתנה
- הגבלת חיוג
- חיוג לקבוצות
- שיחת ועידה
- ועוד
מרכזית VoIP, היא מרכזיה שמשתמשת ברשת המחשבים במשרד. שיחות פנימיות עוברות ברשת הפנימית (או דרך האינטרנט אם יש שלוחות מרוחקות) ושיחות מחוץ למשרד יכולות לצאת ב-2 דרכים, על רשת האינטרנט או דרך כרטיס מיוחד (שלא חובה להתקין) ואז השיחות לא עוברות על רשת האינטרנט.
מרכזית VoIP מחולקת ל- 2 קטגוריות:
- מרכזיה מסורתית שעברה שידרוג VoIP- זוהי מרכזיה מסורתית שהוסיפו לה כרטיס שתומך בטכנולוגית VoIP אבל התכונות שלה נשארו כשהיו.
- מרכזית VoIP- זוהי מרכזיה שתוכננה מלכתחילה להיות רק מרכזית VoIP. מרכזיה כזו מותקנת על מחשב/שרת והתוכנה שמותקנת בה כוללת הרבה יותר תכונות שלא תלויות בכרטיס זה או אחר. חלק מהתכונות של מרכזית VoIP הן:
- נתב שיחות מתקדם
- חדרי ועידות
- הקלטה ואיחזור שיחות
- אפשרות לחיבור שלוחות מרוחקות
- מערכת ניהול קלה וידידותית
- הודעות קוליות ופקס למייל
- חיוג מה Outlook
- ועוד
בעת מחשבה על שידרוג המרכזיה הקיימת צריך לקחת בחשבון כמה פרמטרים:
- כמה זה יעלה לי? לא רק כמה זה יעלה לי עכשיו אלה גם מחשבה עתידית לשדרוגים נוספים.
- תכונות, איזה תכונות אני צריך מהמרכזיה? האם אני צריך תכונות מתקדמות או שתכונות בסיסיות יספיקו לי?
- הוספת שלוחות, האם אני מתכנן להוסיף שלוחות?
- האם יש לי כבר תשתית פיזית מוכנה? האם אני ערוך לשיפוצים?
- האם יש לי משרד אחד או כמה סניפים?
- האם יש לי את הידע והרצון לנהל מרכזיה?
- האם יש לי עובדים שיכולים להסתגל מהר לשינויים?
לסיכום:
כל שינוי במשרד דורש מחשבה מעמיקה בייחוד במרכזיה שהיא המפגש הראשוני של הלקוח עם החברה או המשרד שלך. לא כל משרד צריך את המילה האחרונה בתחום המרכזיות. אם אתה משרד רו"ח או משרד תיווך ואתה לא רוצה להיות זמין 24 שעות אתה כנראה לא צריך שלוחה על הנייד שלך. לעומת זאת אם אתה איש מכירות זמינות היא מלת המפתח. זו רק דוגמא אחת מיני רבות למחשבה שיש מאחורי המרכזיה. היות ולכל משרד/חברה יש צרכים אחרים כדאי מאוד לפתוח את השאלה לדיון או להתייעץ עם הצוות. לא צריך לרוץ ולשדרג, אבל חשוב לשקול את הצרכים היטב ורק אז להחליט.